het cloud archief
het cloud archief
Nu inmiddels de meeste documenten digitaal je bedrijf binnenkomen heb je niet meer zo veel te maken met het opbergen van papieren in ordners, maar vaak staan nog kasten vol met ordners die men altijd nog eens wil digitaliseren.
De snelste manier om documenten te digitaliseren
De kasten op je kantoor worden steeds meer een last, je hebt altijd in je achterhoofd dat je het moet aanpakken, maar je komt er niet toe. Vaak is het probleem ook dat je niet weet hoe en dat je de goede apparatuur niet hebt.
Papieren documenten digitaliseren en zo opslaan dat je ze ook nog terug kunt vinden tussen de virtuele stapels documenten blijft een tijdrovende klus. Maar met een aantal tips kun je de tijd die het je gaat kosten wel zo kort mogelijk houden.
Een goede scanner
Een goede scanner is al het halve werk, want met een eenvoudige flatbed scanner kun je geen stapels documenten tegelijk scannen. Je zult dus een documentscanner nodig hebben die meerdere documenten tegelijk kan verwerken.
Een goede documentscanner heeft de volgende eigenschappen:
Een dergelijke scanner kun je kopen, maar er zijn ook mogelijkheden voor het leasen van een goede scanner of huren voor alleen de duur van je digitaliseringsklus.
Een goede mappenstructuur voor het geordend opslaan van je documenten
Nadat je de documenten die je wilt digitaliseren hebt gescand, kun je deze opslaan. Doe dit niet op de harde schijf van je computer, want als je computer crasht, dan ben je je documenten kwijt. Kies voor een online opslagdienst, zo kun je ook op iedere computer en wanneer je maar wilt bij je documenten.
Belangrijk is om je digitale documenten goed in te delen in mappen. Dit noemen we een mappenstructuur. Anders kun je je documenten niet goed terugvinden, waardoor je heel veel tijd kwijt bent aan het zoeken naar het juiste document.
Als je een goed geordende kast met ordners hebt, kun je de mappenstructuur opbouwen volgens de indeling van je ordners. Heb je dat niet, dan moet je eerst een plan maken voor de indeling van je digitale mappen.
Klyp helpt je bij het digitaliseren van je documenten
Met onze Klyp software krijg je het steuntje in je rug om je documenten eenvoudig en geordend op te kunnen slaan. De software begeleidt je in het opstellen van een mappenstructuur die ervoor zorgt dat je altijd je documenten weer terug kunt vinden. Je kunt door je digitale ordners bladeren of eenvoudig via de zoekfunctie toegang krijgen tot het document dat je zoekt. Uitgebreide informatie over onze software en een impressie ervan vind je op onze homepage.
Digitaliseren uitbesteden
Natuurlijk kan Klyp voor de gebruikers van haar software ook het digitaliseren van het papieren archief volledig uit handen nemen. Neem contact met ons op via ons contactformulier en we maken een afspraak om de mogelijkheden uitgebreid te bespreken en toe te lichten wat wij voor je kunnen betekenen.